Olecko, dn. 11.07.2014r.
OA-272-1/IW/14
ZAPYTANIE OFERTOWE
W związku z planowanym udzieleniem zamówienia na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2013r. poz. 907) Powiatowy Urząd Pracy w Olecku, ul. Armii Krajowej 30, 19-400 Olecko zaprasza do złożenia oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej poniżej 30 000 euro dotyczącej usługi wypłaty świadczeń pieniężnych ze środków publicznych w formie gotówkowej dla bezrobotnych i innych uprawnionych osób z terenu powiatu oleckiego- klientów Powiatowego Urzędu Pracy w Olecku.
Wspólny słownik zamówień (CPV): 66000000-0
I. Zamawiający:
Powiat Olecko- Powiatowy Urząd Pracy w Olecku
ul. Armii Krajowej 30, 19-400 Olecko
NIP: 847-140-73-95
REGON: 510934021
e-mail: biuro@pup.olecko.pl
Tel. 87/520 30 78,
Faks: 87/520 27 46
Adres strony internetowej Zamawiającego: www.pup.olecko.pl
II. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest usługa wypłaty świadczeń pieniężnych ze środków publicznych w formie gotówkowej dla bezrobotnych i innych uprawnionych osób z terenu powiatu oleckiego- klientów Powiatowego Urzędu Pracy w Olecku. Szacunkowa liczba uprawnionych wynosi około 240 osób miesięcznie. Średnia miesięczna kwota wypłat gotówkowych wynosi około 146 336 złotych. W okresie trwania umowy mogą wystąpić zmiany w zakresie ilości obsługiwanych osób (spadek lub wzrost) oraz zmiany w wysokości wypłacanych w miesiącu kwot (spadek lub wzrost).
Charakterystyka usługi:
a) realizacja usługi odbywa się w formie wypłaty gotówki na podstawie sporządzonych i zatwierdzonych przez Zamawiającego list wypłat różnorakich świadczeń w szczególności: zasiłków, stypendiów, dodatków aktywizacyjnych, zwrotu kosztów dojazdu, a także innych wypłat dokonywanych przez Zamawiającego z Funduszu Pracy, Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, w ramach projektów współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego i innych źródeł, zgodnie z jego kompetencjami;
b) środki na realizację wypłat gotówkowych są przekazywane przez Zamawiającego w terminie do dwóch dni przed ustalonym terminem wypłat;
c) usługa ma być świadczona
na terenie miasta Olecka oraz w miejscowościach: Kowale Oleckie, Świętajno, Wieliczki;
d) Wykonawca jest zobowiązany do wypłacania świadczenia osobom bezrobotnym i innym uprawnionych na podstawie dowodu osobistego;
e) obowiązkiem Wykonawcy jest organizacja wypłaty w lokalach odpowiednio przygotowanych do obsługi w dniach wypłat większej ilości klientów, odpowiednio przestrzennych, ogrzewanych, czystych, wyposażonych w miejsca do siedzenia i w razie potrzeby do oczekiwania;
f) prowizja Wykonawcy jest stała w okresie obowiązywania umowy a maksymalna jej wysokość, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 7 października 2011 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej Funduszu Pracy (Dz. U. z 2011 r. Nr 221, poz. 1317 z późn. zm.),
od dokonywanych wypłat nie może przekroczyć 0,8 % wypłaconych świadczeń.
g) szacunkowa, miesięczna kwota wypłat gotówkowych, określona w Formularzu ofertowym, jest wielkością zmienną w okresie trwania umowy. Zamawiający zastrzega, że faktyczna liczba osób i wysokość wypłat będzie uzależniona od rzeczywistych potrzeb Zamawiającego, jednakże ich miesięczny spadek nie będzie stanowił podstawy dla Wykonawcy do roszczenia o wykonanie wysokości wypłat gotówkowych i ceny brutto, określonych w Formularzu ofertowym.
III. Termin wykonania zamówienia:
Termin wykonania zamówienia:
od 01.09.2014 roku do 31.08.2017 roku.
IV. Termin związania ofertą:
Termin związania ofertą wynosi 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się z upływem terminu składania ofert.
V. Warunki udziału w postępowaniu:
1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
1) posiadają uprawnienia do wykonywania działalności zgodnej z przedmiotem zamówienia na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Prawo bankowe (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 1376 z późn. zm.) lub na podstawie innych ustaw,
2) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia,
3) dysponują odpowiednim potencjałem technicznym, w tym posiadają warunki lokalowe do wykonania usługi wypłaty świadczeń gotówkowych osobom bezrobotnym i innym uprawnionym zakresie obejmującym przedmiot zamówienia.
4) dysponują kadrą o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu zawodowym, osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
2. Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia zamówienia Podwykonawcom
VI. Wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie Wykonawcy mają złożyć w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu
1. Formularz ofertowy- wypełniony i podpisany przez Wykonawcę-
załącznik nr 1
2. Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu-
załącznik nr 2
3. Oświadczenie – wypełnione i podpisane przez Wykonawcę-
załącznik nr 3
4. Wzór umowy do zaakceptowania-
załącznik nr 4
W celu potwierdzenia, że Wykonawca posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności oraz nie podlega wykluczeniu z postępowania składa następujące dokumenty:
1) aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;
2) zezwolenie Komisji Nadzoru Finansowego (lub innego ustawowo uprawnionego podmiotu) na prowadzenie działalności bankowej na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Prawo bankowe (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 1376 z późn. zm.) lub wykazać inny dokument uprawniający do prowadzenia działalności bankowej na podstawie innych ustaw;
3) dokumenty potwierdzające posiadanie uprawnień/ pełnomocnictw osób składających ofertę, o ile nie wynika to z przedstawionych dokumentów rejestrowych;
VII. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami.
1. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zmawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie na adres Zamawiającego: Powiatowy Urząd Pracy w Olecku, ul. Armii Krajowej 30, 19-400 Olecko
2. Zamawiający dopuszcza porozumiewanie się za pomocą telefonu: (087) 520 30 78 , wew. 241 lub faksu (087) 520 27 46
3. Osoba upoważniona do kontaktu: Iwona Wojnowska, tel. (087) 520 30 78 , wew. 241 w godz. 08.30- 15:30, e-mail: i.wojnowska@pup.olecko.pl
VIII. Opis przygotowania oferty
1. Wykonawca składa ofertę w formie pisemnej, w oryginale, drogą pocztową, kurierem lub osobiście w siedzibie tutejszego Urzędu.
2. Oferta winna być sporządzona w języku polskim.
3. Dokumenty w języku obcym winny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski, dokonanym przez tłumacza przysięgłego.
4. Oferta wraz z załącznikami winna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. W przypadku podpisania oferty przez pełnomocnika pełnomocnictwo winno być dołączone do oferty w oryginale lub kopii potwierdzonej
za zgodność z oryginałem, o ile nie wynika z innych dokumentów załączonych przez Wykonawcę.
5. Oferta powinna zawierać wszystkie wymagane dokumenty, oświadczenia i załączniki, o których mowa w zapytaniu ofertowym zgodnie z zaleceniami oraz przedstawionymi przez Zamawiającego wzorcami- załącznikami, a w szczególności zawierać wszystkie informacje oraz dane.
6. Wykonawca może złożyć jedną ofertę, spiętą (zszytą) w sposób trwały, zapobiegający możliwości dekompletacji zawartości oferty.
7. Koszty związane z przygotowaniem i dostarczeniem oferty ponosi Wykonawca.
IX. Miejsce i termin składania ofert:
1. Oferta powinna być złożona do dnia
18.07.2014 roku do godziny 11:00 w siedzibie Zamawiającego: Powiatowy Urząd Pracy, 19-400 Olecko, ul. Armii Krajowej 30, pokój nr 14 (sekretariat).
2. W przypadku złożenia oferty po ww. terminie oferta nie będzie podlegać rozpatrzeniu i zostanie zwrócona Wykonawcy.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
1) poprawienia / uzupełnienia /wyjaśnienia ofert,
2) przedłużenia terminu składania ofert,
3) unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jeżeli:
a) nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu lub nie wpłynie żadna oferta,
b) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, w szczególności gdy cena brutto określona przez Wykonawcę w Formularzu ofertowym przekracza 0,8% szacunkowej średniomiesięcznej kwoty wypłat gotówkowych dla uprawnionych,
c) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć;
X. Opis sposobu obliczania ceny
1. Cena oferty uwzględnia wszystkie zobowiązania, musi być podana w PLN cyfrowo i słownie, z wyodrębnieniem podatku VAT- jeżeli występuje.
2. Cena podana w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia oraz warunkami stawianymi przez Zamawiającego.
3. Cena może być tylko jedna za oferowany przedmiot zamówienia, nie dopuszcza się wariantowości cen.
4. Cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia należy przedstawić w „Formularzu ofertowym" stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego
5. Cena podana w „Formularzu ofertowym"- załącznik nr 1 stanowi wysokość prowizji od wypłaconych świadczeń
6. Nie przewiduje się możliwości wzrostu prowizji przedstawionej w ofercie. Wysokość prowizji w złożonej ofercie zostanie ustalona na okres ważności umowy i nie będzie podlegała zmianom.
XI. Kryteria wyboru oferty
1. Kryteria oceny ofert- Zamawiający uzna oferty za spełniające wymagania i przyjmie do szczegółowego rozpatrywania, jeżeli:
a) oferta spełnia wymagania określone w zapytaniu ofertowym
b) oferta została złożona w określonym przez Zamawiającego terminie
c) Wykonawca przedstawił ofertę zgodną co do treści z wymaganiami Zamawiającego
2. Oferty będą oceniane na podstawie następującego kryterium:
wysokość prowizji od kwoty wypłaconej zasiłków dla osób bezrobotnych i innych osób uprawnionych-waga 100 %
Kryterium będzie punktowane w skali od 0 do 100. Punkty za dane kryterium mnożone będą przez wagę. Wszelkie obliczenia wykonywane będą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Ocena oferty na podstawie kryterium „wysokość prowizji od kwoty wypłaconej zasiłków dla osób bezrobotnych i innych osób uprawnionych" będzie dokonana wg następującego wzoru:
P= (CN : COB) x 100 %
gdzie:
P- liczba punktów przyznana Wykonawcy za wysokość prowizji- cenę
CN- najniższa zaoferowana wartość prowizji- cena
COB- wartość prowizji – cena zaoferowana w ofercie badanej
3. Wynik- oferta, która przedstawia najkorzystniejszy bilans (maksymalna liczba przyznanych punktów w oparciu o ustalone kryterium) zostanie uznana za najkorzystniejszą, pozostałe oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z ilością uzyskanych punktów. Realizacja zamówienia zostanie powierzona Wykonawcy, którego oferta uzyska najwyższą ilość punktów.
4. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny, Zamawiający wybiera spośród tych ofert tę ofertę, która zawiera większą liczbę stanowisk kasowych (zgodnie z załącznikiem nr 3 do zapytania ofertowego).
XII. Informacja o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy
1. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Wykonawców, którzy złożyli oferty o wyborze najkorzystniejszej oferty oraz zamieści informację na stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie.
2. Umowa zawarta zostanie z uwzględnieniem postanowień wynikających z treści niniejszego zapytania ofertowego oraz danych zawartych w ofercie- zgodnie z wzorem umowy załączonym do zapytania ofertowego- załącznik nr 4
XIII. Załączniki do zapytania ofertowego
1. Formularz ofertowy- Załącznik nr 1
2. Oświadczenie Wykonawcy- Załącznik nr 2
3. Oświadczenie- Załącznik nr 3
4. Wzór umowy- Załącznik nr 4
