Zamówienia publiczne - Powiatowy Urząd Pracy w Olecku

Zapytanie ofertowe

Powiatowy Urząd Pracy w Olecku zaprasza do złożenia oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości szacunkowej poniżej 14 000 Euro.

Postępowanie nie podlega ustawie z dnia 29 stycznia 2004r. ( Dz. U. z 2013r. poz. 907) – Prawo zamówień publicznych (art.4 ust. 8).

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

Dostawa, wdrożenie, przeszkolenie użytkowników i utrzymanie platformy komunikacyjnej pozwalającej na dwukierunkową wymianę informacji drogą elektroniczną pomiędzy Powiatowym Urzędem Pracy w Olecku a jednostkami organizacyjnymi pomocy społecznej i jednostkami organizacyjnymi obsługującymi świadczenia rodzinne

Wymagania dotyczące funkcjonalności platformy:

1. Zapewnienie możliwości wymiany danych pomiędzy Powiatowym Urzędem Pracy a jednostkami organizacyjnymi pomocy społecznej, jednostkami organizacyjnymi obsługującymi świadczenia rodzinne lub innymi podmiotami, która powinna być realizowana w dwóch trybach:

1.1.   Automatycznej wymiany danych w postaci elektronicznej. Informacje o beneficjencie powinny być udostępnione po podaniu przez użytkownika końcowego danych jednoznacznie identyfikujących beneficjenta, podstawy prawnej upoważniającej do pozyskania danych, wskazania przeznaczenia dla udostępnionych danych, oznaczenia lub nazwy zbioru, z którego maja być udostępnione dane oraz zakresu informacji żądanych ze zbioru,

1.2.   Za pomocą wniosków i zaświadczeń generowanych automatycznie przez platformę, zgodnie z ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Zarówno wnioski jak i zaświadczenia powinny być możliwe do opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu użytkownika końcowego.

2. Zapewnienie możliwości definicji/edycji szablonów dokumentów (np. wniosków zaświadczeń itp.) Zgodnie z oczekiwaniami użytkowników końcowych.

3. Zapewnienie możliwości konfiguracji zakresu danych o beneficjencie, które powinny być udostępnianie w ramach platformy dla poszczególnych urzędów i grup użytkowników końcowych.

4. Zapewnienie interfejsów komunikacyjnych, funkcjonujących w oparciu o standard XML, umożliwiających przesyłanie danych do systemów dziedzinowych Powiatowego Urzędu Pracy jednostek organizacyjnych pomocy społecznej, jednostkami organizacyjnymi obsługującymi świadczenia rodzinne lub innymi podmiotami.

5. Zapewnienie możliwości jednoczesnego przetwarzania kilku zbiorów osobowych należących do różnych administratorów danych osobowych (Powiatowym Urzędem Pracy, jednostek organizacyjnych pomocy społecznej, jednostek organizacyjnych obsługujących świadczenia rodzinne lub innych podmiotów). Platforma powinna umożliwiać funkcjonowanie w architekturze rozproszonej tak, aby bazy danych osobowych poszczególnych urzędów były od siebie logicznie i fizycznie odseparowane oraz były możliwe do fizycznego przetrzymywania w obrębie odpowiednich urzędów będący ich administratorami danych osobowych lub podmiotami przez nieupoważnionymi do przetwarzania danych osobowych.

6. Dostęp do danych osobowych poprzez platformę powinien być nadzorowany i rejestrowany zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych. W szczególności powinien istnieć mechanizm umożliwiających identyfikacje użytkownika końcowego uzyskującego dane osobowe ich zakres, datę i cel ich pozyskania.

7. Zapewnienie możliwości rejestracji zdarzeń systemowych związanych z logowaniem, wylogowaniem, próba zalogowania po podaniu błędnego hasła, zmiana hasła, blokowaniem oraz odblokowaniem użytkownika końcowego w platformie,

8. Platforma powinna funkcjonować wyłącznie w oparciu o dane beneficjentów pochodzące z systemów dziedzinowych powiatowego urzędu pracy i jednostki organizacyjne pomocy społecznej, jednostek organizacyjnych obsługujących świadczenia rodzinne lub innych podmiotów. Nie powinna umożliwiać dodawania, edycji lub usuwania danych beneficjentów.

Zakres danych o beneficjencie Powiatowego Urzędu Pracy, który powinien być możliwy do udostepnienia przez platformę:

1. Dane osoby, od kiedy, do kiedy, jakie świadczenia i zasiłki ma przyznane i jakie pobrała, czy jest skreślona z ewidencji:

1.1.   Dane osobowe:

1.1.1.     Nazwisko i imię,

1.1.2.     PESEL,

1.1.3.     Data urodzenia,

1.1.4.     Rodzaj i numer dokumentu tożsamości,

1.1.5.     Płeć,

1.1.6.     Stan cywilny,

1.1.7.     Rodzaj adresu, kod pocztowy, miejscowość, ulica, nr domu, nr lokalu,

1.2.   Okresy rejestracji w powiatowym urzędzie pracy:

1.2.1.     Data początkowa i końcowa,

1.2.2.     Status osoby na rynku pracy (bezrobotny, poszukujący pracy),

1.3.   Przyznane świadczenie i zasiłki w powiatowym urzędzie pracy:

1.3.1.     Nazwa świadczenie/zasiłku,

1.3.2.     Data początkowa i końcowa,

1.4.   Zasiłki pobierane w powiatowym urzędzie pracy:

1.4.1.     Data początkowa i końcowa,

1.4.2.     Wysokość zasiłku brutto i netto,

1.5.   Inne świadczenie pobierane w powiatowym urzędzie pracy:

1.5.1.     Data początkowa i końcowa,

1.5.2.     Wysokość świadczenie brutto i netto,

2. Szkolenia proponowane osobie wraz z informacja o ewentualnej odmowie

2.1.   Data przedłożenia propozycji,

2.2.   Czy propozycja przyjęta,

2.3.   Czy odmowa uzasadniona,

2.4.   Proponowane szkolenie.

3. Szkolenia odbyte przez osobę:

3.1.   Data skierowania,

3.2.   Zakres tematyczny szkolenia,

3.3.   Sposób zakończenia szkolenia (ukończone, przerwane, w trakcie),

3.4.   Data rozpoczęcia i zakończenia szkolenia,

4. Praca proponowana osobie wraz z informacja o ewentualnej odmowie:

4.1.   Data przedłożenia propozycji,

4.2.   Czy propozycja przyjęta,

4.3.   Czy odmowa uzasadniona,

4.4.   Proponowane stanowisko,

4.5.   Rodzaj propozycji.

5. Wykształcenie i kwalifikacje zawodowe osoby:

5.1.   Posiadane wykształcenia:

5.1.1.     Rodzaj wykształcenia,

5.2.   Zawody wyuczone i wykonywane:

5.2.1.     Nazwa zawodu,

5.2.2.     Informacja o tym, czy jest to zawód wyuczony czy wykonywany,

5.3.   Posiadane uprawnienia:

5.3.1.     Nazwa uprawnienia,

5.4.   Znajomość języków obcych:

5.4.1.     Nazwa języka obcego,

5.4.2.     Stopień znajomości języka w mowie, piśmie i czytaniu,

5.5.   Posiadane umiejętności:

5.5.1.     Nazwa umiejętności,

6. Historia kontaktów osoby z urzędem oraz jego zaplanowane wizyty w urzędzie:

6.1.   Rodzaj wizyty w urzędzie,

6.2.   Miejsce w urzędzie, gdzie należy (należało) stawić się na wizytę,

6.3.   Data planowanej i faktycznie odbytej wizyty,

7. Historia zatrudnienia:

7.1.   Rodzaj zatrudnienia,

7.2.   Data początkowa i końcowa,

7.3.   Nazwa pracodawcy zatrudniającego osobę,

7.4.   Zawód jaki wykonuje osoba zatrudniona,

7.5.   Stanowisko

8. Historia statusów osoby w powiatowym urzędzie pracy:

8.1.   Data zmiany statusu osoby w powiatowym urzędzie pracy,

8.2.   Rodzaj, typ i opis statusu.

Zakres danych o beneficjencie jednostki organizacyjnej pomocy społecznej, który powinien być możliwy do udostepnienia przez platformę:

1. Dane osobowe:

1.1.   Nazwisko i imię,

1.2.   PESEL,

1.3.   Data urodzenia,

1.4.   Rodzaj i numer dokumentu tożsamości,

1.5.   Płeć,

1.6.   Stan cywilny,

1.7.   Rodzaj adresu, kod pocztowy, miejscowość, ulica, nr domu, nr lokalu,

2. Informacje ogólne o osobie:

2.1.   Czy osoba jest zarejestrowana w jednostce organizacyjnej pomocy społecznej,

2.2.   Status osoby w jednostce organizacyjnej pomocy społecznej

3. Przyznane i pobrane świadczenie, zasiłki:

3.1.   Nazwa świadczenie/zasiłku,

3.2.   Data początkowa i końcowa,

3.3.   Wysokość świadczenie/zasiłku brutto i netto.

Zakres danych o beneficjencie jednostki organizacyjnej obsługującej świadczenie rodzinne, który powinien być możliwy do udostepnienia przez platformę:

1. Dane osobowe podmiotu decyzji oraz dzieci, na które przyznano świadczenie

1.1.   Dane osobowe podmiotu decyzji administracyjnej:

1.1.1.     Nazwisko i imię,

1.1.2.     PESEL,

1.1.3.     Data urodzenia,

1.1.4.     Rodzaj i numer dokumentu tożsamości,

1.1.5.     Płeć,

1.1.6.     Stan cywilny,

1.1.7.     Rodzaj adresu, kod pocztowy, miejscowość, ulica, nr domu, nr lokalu,

1.2.   Dane dzieci, na które przyznano świadczenie:

1.2.1.     Nazwisko i imię,

1.2.2.     PESEL,

1.2.3.     Data urodzenia,

1.2.4.     Rodzaj i numer dokumentu tożsamości,

1.2.5.     Płeć,

1.2.6.     Stan cywilny,

1.2.7.     Rodzaj adresu, kod pocztowy, miejscowość, ulica, nr domu, nr lokalu,

2. Dane o przyznanych świadczeniach:

2.1.   Rodzaj świadczenie,

2.2.   Data początkowa i końcowa,

2.3.   Wysokość świadczenie

3. Dane o wypłaconych świadczeniach:

3.1.   Rodzaj świadczenie,

3.2.   Data wypłaty,

3.3.   Wysokość świadczenie.

Wymagania dotyczące platformy:

            Urzędy korzystają z platformy komunikacyjnej udostępnionej przez wykonawcę na zasadzie usługi (SaaS). W związku z tym wykonawca odpowiada za zapewnienie sprzętu komputerowego oraz bieżące administrowanie rozwiązaniem. W urzędach instalowane są tylko tzw. moduły zasilające służące do przesyłania danych z systemów dziedzinowych do platformy komunikacyjnej. Wykonawca odpowiada również za:

• zapewnienie odpowiedniego poziomu dostępności do platformy komunikacyjnej, bieżące aktualizacje danych z wszystkich współpracujących urzędów oraz administrowanie platformą,
• zapewnienie dostępu do funkcjonalności oprogramowania zainstalowanego u wykonawcy w środowisku sprzętowo – systemowym,
• udostępnienie środowiska sprzętowo – systemowego niezbędnego do zapewnienia właściwego dostępu do funkcjonalności oprogramowania,
• zapewnienie instalacji poprawek oraz aktualizacji do nowych wersji oprogramowania- zapewnienie możliwości administrowania oprogramowaniem systemowym, narzędziowym i aplikacyjnym oraz jego pielęgnowanie, w tym tworzenie kopii bezpieczeństwa,
• umożliwia dostęp do codziennych zabezpieczonych hasłem kopii bezpieczeństwa za pomocą serwera ftp,
• zapewnienie bezpieczeństwa w zakresie incydentów naruszenia bezpieczeństwa przez nieuprawnionych użytkowników.

Lista jednostek oraz liczba użytkowników końcowych platformy komunikacyjnej

Termin realizacji:

1)   Wdrożenie platformy komunikacyjnej oraz przeszkolenie użytkowników końcowych 20.12.2013r.

2)   Utrzymanie platformy komunikacyjnej do końca roku 2014

Wykonawca powinien umieścić całkowity koszt: dostawa, wdrożenie, przeszkolenie użytkowników  (Załącznik nr 1: Oferta na platformę komunikacyjną)

Informacje dodatkowe:

1. 1. Wykonawca powinien zapewnić:
      • możliwość korzystania z nowych wersji oprogramowania z inicjatywy wykonawcy i/lub na skutek zgłoszeń użytkowników, w szczególności obejmujący dostęp do aktualnej wersji dostosowanej do zmian w systemach dziedzinowych,
      • dostęp do aktualnej dokumentacji użytkownika.
      • możliwość korzystania z usługi pomocy w zakresie zgłaszania, analizy, diagnozowania i rozwiązywania problemów,
      • możliwość zdalnego usuwania awarii wynikających z błędów oprogramowania.
      • możliwość zgłaszania propozycji modyfikacji rozwiązania.
   2. Wykonawca powinien mieć w swoim dorobku przynajmniej 1 prawidłowo zrealizowane podobne zamówienia w ostatnich 2 latach oraz powinien je wykazać w swojej ofercie.
   3. Wykonawca powinien udostępnić wersję testową platformy komunikacyjnej i dołączyć dokumentację użytkownika.
   4. Wykonawca zobowiązuje się udzielać odpowiedzi na pytania użytkowników związane z bieżąca eksploatacja platformy komunikacyjnej zadawane za pośrednictwem telefonu, poczty elektronicznej oraz portalu obsługi udostępnionego przez Wykonawcę.
   5. Termin realizacji zamówienia: 20.12.2013
   6. Miejsce i termin złożenia oferty:
      1. wysłać pocztą na adres:     Powiatowy Urząd Pracy w Olecku, 
                                            ul. Armii Krajowej 30, 19-400  Olecko
      2. w sekretariacie Powiatowy Urząd Pracy pok. 14,
      3. w formie elektronicznej na adres: biuro@pup.olecko.pl

         w terminie do 05.11.2013 r. do godz. 14⁰⁰. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

          

         W przypadku przesyłki pocztowej liczy się data otrzymania oferty, a nie data stempla pocztowego.

          

         Nie dopuszcza się składania ofert częściowych.

   7. Warunki płatności: 14 dni od daty otrzymania faktury.
   8. Osoba upoważniona do kontaktu z wykonawcami: Robert Nieszczerzewski,  tel. 875203078
   9. Kryteria oceny ofert i ich waga: cena – 100 %

Cena oferty winna obejmować wszelkie koszty jakie poniesie wykonawca przy realizacji zamówienia (podatek VAT, transport/koszt wysyłki, szkolenie, instalacja, wdrożenie). Wykonawca zobowiązany jest do podania całkowitej ceny zamówienia, wyliczonej do dwóch miejsc po przecinku, wyrażonej cyfrowo i słownie w złotych polskich.